THE CONTRIBUTION OF THE ELECTRONIC MANAGEMENT OF DOCUMENTS (EDM) PROJECTS TO ORGANIZATIONAL PERFORMANCE: CASE OF THE AFRICAN CINEMATHEQUE OF OUAGADOUGOU (ACO)
LA CONTRIBUTION DES PROJETS DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED) A LA PERFORMANCE ORGANISATIONNELLE DE OUAGADOUGOU (CAO)
Résumé
PhD WORK ABSTRACT
Since the beginning of the 1980’s until today, the African audiovisual heritage (especially film heritage) undergoes an irreversible crisis related in particular to the deterioration of the audiovisual media and their obsolescence. Considering this situation, the digital tools and in this case, the Electronic Documents Managements (EDM) type solutions appear today as one of the possible solutions to 1) avoid the total loss of our collective memory or even 2) consider to value. However, before deploying this type of solutions in the field , complex managerial issues arise and particularly in terms of operational, organizational, procedural and of course technological. Our thesis is structured in two parts and addresses the classic question in management of the contribution of acceptance and the use of tools of managements type IT to organizational performance (Venkatesh and Al, 2003). She is interested particularly in terms of leading a project of digitalization and electronic mode of this type of heritage management. At the end of a holistic case study focused on the emblematic case of the African Cinematheque of Ouagadougou (ACO), in Burkina Faso, we offer some elements of answers that enhance the organizational and human dimensions. Beyond the backup, the results of our research show that a valuation of the digitized film archives is possible and desirable, the key positively improved for ACO organizational performance.
This organizational performance relies on software and informational performance (relevance, accessibility and fluidity) of EDM technology and is assessed both at the level of individual users (end-users) and the stakeholders of the ACO. To achieve this, we have adopted a dual methodological approach mainly qualitative, to collect in a first time, by a semi-directive interview, the exploratory data from a 16 experts on the EDM system, especially concerning the project ‘AIME V4 and Archibald’. In the second step, we submitted these comments to the validation test file (exact test of Ficher) at the end of a survey with 64 confirmatory stakeholders. As a discussion and implementation perspective, we address an imperative of improving overall organizational performance and informational performance, particularly within an emblematic entity such as ACO. His filmic heritage could quite be valued by a technological device type “on-demand” in a very current perspective of monetizing the data after scanning.
Résumé
Depuis le début des années 1980 jusqu’à nos jours, le patrimoine audiovisuel (filmique notamment) africain subit une crise irréversible liée en particulier à la détérioration progressive des supports audiovisuels, à leur obsolescence et à leur dégradation. Face à cette situation, les outils numériques et en l’occurrence, les solutions de type Gestion électronique des documents (GED) apparaissent aujourd’hui comme l’une des solutions envisageables pour 1) éviter la perte totale de notre mémoire collective voire 2) envisager de la valoriser. Toutefois, avant de déployer ce type de solutions sur le terrain, de complexes questions managériales se posent et en particulier en termes opérationnels, organisationnels, processuels et bien sûr technologiques. Notre thèse est structurée en deux parties et aborde la question classique en management de la contribution de l’acceptation et de l’usage des outils de gestion type TI à la performance organisationnelle (Venkatesh et al, 2003). Elle s’intéresse en particulier aux modalités de pilotage d’un projet de numérisation et d’une gestion en mode électronique de ce type de patrimoine. Nous proposons, à l’issue d’une étude de cas holistique centrée sur l’emblématique cas de la Cinémathèque africaine de Ouagadougou (CAO) au Burkina Faso, quelques éléments de réponses qui valorisent les dimensions organisationnelles et humaines. Au-delà de l’aspect sauvegarde, les résultats de notre recherche montrent qu’une valorisation des archives numérisées est possible et souhaitable avec, à la clé, une performance organisationnelle positivement améliorée pour la CAO.
Cette performance organisationnelle repose sur la performance logicielle et informationnelle (pertinence, fluidité, accessibilité) de la technologie GED et s’évalue tant au niveau des utilisateurs individuels (end-users) qu’au niveau des parties prenantes (stake-holders) de la CAO. Pour y parvenir, nous avons adopté une démarche méthodologique duale à dominante qualitative. Dans un premier temps, nous avons administré une enquête par entretien semi-directif, pour collecter des données et informations exploratoires issues de 16 experts intervenant sur des projets de type GED, en l’occurrence, le projet audiovisuel ‘AIME V4 et sa plateforme Archibald’. Dans un second temps, nous avons soumis ces propos à la validation au test exact de Ficher, à l’issue d’une enquête confirmatoire auprès de 64 parties prenantes. En termes de discussion et de mise en perspective, nous abordons l’impératif d’amélioration de la performance organisationnelle en général et de la performance informationnelle en particulier au sein d’une entité emblématique comme la CAO. Son patrimoine filmique pourrait tout à fait être valorisé par un dispositif technologique type « on-demand » dans une perspective très actuelle de monétisation des données après leur numérisation.
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