Téléchargement du ou des fichiers(s)

 

Procédure

Si vous déposez une référence bibliographique simple, passez directement à l’étape suivante.
Si vous déposez un fichier : 1) transférez  le fichier puis 2) précisez les informations légales sur la propriété du fichier transféré et 3) passez à l’étape suivante.
Autres actions possibles à cette étape : appliquer une durée d’embargo, ajouter un commentaire, ajouter des données supplémentaires, préciser le type d’annexe.

Transférer le(s) fichier(s)

HAL propose 3 moyens pour transférer un fichier :
- cliquer sur « sélectionner les fichiers », choisir le fichier stocké sur un disque local puis l’ouvrir. Le fichier est transféré.
- récupérer depuis une URL : saisir l'adresse URL exacte du fichier afin que HAL récupère le fichier.
- depuis votre  espace ftp : cliquer sur « Sélectionnez les fichiers depuis l'espace FTP » puis « ajouter ». Le fichier est transféré. NB : cette fonction n’est proposée que si des fichiers sont stockés dans votre espace.

Informations légales sur  le fichier déposé

Sélectionner l'option dans liste :


 

Fichiers auteur/les fichiers que je dépose sont des fichiers produits par le(s) auteur(s) : à choisir s’il s’agit d’un manuscrit par ex, d’un document non mis en forme par un éditeur.

Fichiers éditeur/j’ai vérifié que cet éditeur fait partie de ceux qui autorisent le dépôt des fichiers éditeurs sur une archive ouverte : à choisir si vous déposez une version éditeur, téléchargée sur le site de la revue par ex., et qu’un site comme Sherpa/Romeo mentionne « author can archive publisher’s version/PDF ».
Fichiers éditeur/j’ai obtenu l’accord explicite de cet éditeur pour ce dépôt particulier : à choisir si vous avez contacté l’éditeur et obtenu son accord. Un échange de mail suffit généralement.
Fichiers éditeur/l’institution a financé les frais de publication pour que cet article soit en libre accès : à choisir si votre publication est déjà en libre accès sur le site de l’éditeur parce que vous avez payé les frais (author fee) correspondants. A choisir également si la publication est déjà en libre accès et sous licence même si vous n'avez payé aucun frais (author fee).

Cette information est indispensable pour les équipes de modération. La page de garde qui accompagne le fichier déposé mentionne les informations légales correspondant à l’item sélectionné.

Qu’est-ce qu’un fichier auteur ?

Un fichier auteur est un fichier créé et produit par le ou les auteurs. On le distingue de la version publiée notamment parce que la mise en page comme la pagination ne reproduisent pas celles effectuées par l’éditeur.
Il s’agit généralement du manuscrit que vous avez envoyé à l’éditeur : soit la version soumise (preprint), soit la version acceptée (postprint).
Une version numérisée du texte imprimé, en tant que fac-similé, sera considérée au même titre qu’une version éditeur même si c’est vous qui avez créé le fichier.
Si vous déposez un fichier auteur d’un document publié chez un éditeur, consulter la politique de l’éditeur : voir notamment Sherpa/Romeo, Héloïse, Dulcinea.

Qu’est-ce qu’un fichier éditeur ?

Un fichier éditeur est un fichier créé et produit par l’éditeur : mise en page, pagination, logo de l’éditeur, mention du copyright. Il peut s’agir d’un fichier envoyé par l’éditeur à l’auteur (tiré-à-part), du fichier PDF téléchargé depuis le site de l’éditeur.
Une version numérisée du texte imprimé, en tant que fac-similé, sera considérée au même titre qu’une version éditeur même si c’est vous qui avez créé le fichier.

Vous avez le droit de déposer un fichier éditeur :

  • Si la publication est sous licence creative commons.
  • Si vous demandez et obtenez l’autorisation de l’éditeur.
  • Si l’éditeur l’autorise à condition de respecter sa politique (embargo) :
Sherpa/Romeo  
Héloïse  
Dulcinea  

 

Preprint, postprint

Le preprint est la version du document telle que soumise à un éditeur.
Le postprint est la version du document avant publication : l’auteur a intégré les corrections éventuelles demandées par les relecteurs et l’éditeur.
Si vous déposez un preprint ou un postprint d’un document publié chez un éditeur, consulter la politique de l’éditeur.

Pour compléter : CrossRef glossary

CrossRef Glossary Version 1.0

Appliquer une durée d’embargo à un fichier dans HAL

Une fois mis en ligne, le dépôt est par défaut visible immédiatement.
Si l’éditeur impose une durée d’embargo, vous pouvez déposer votre fichier mais vous devez fixer la durée dans HAL : la référence bibliographique sera visible en consultation mais le fichier ne le sera qu’à l’expiration du délai fixé par l’éditeur.
En tant qu’auteur, vous être libre d’appliquer une durée d’embargo.

Pour appliquer une durée d'embargo :

La durée d’embargo dans HAL n’excède pas 2 ans.
L’embargo se définit au niveau du fichier : si vous déposez plusieurs fichiers, vous pouvez moduler la visibilité en fonction du fichier. Par ex, pour un article publié, vous pouvez déposer à la fois le fichier auteur que vous laissez en libre accès immédiatement, et le fichier de la version éditeur sur lequel vous appliquez l’embargo imposé.

Remarque : une fois mis en ligne, un utilisateur de HAL peut demander l'accès à votre fichier sous embargo. Un mail vous avertit pour toute demande. La gestion des demandes (accepter ou refuser) se fait dans Mon espace/Partages de document sous embargo. La demande ne peut concerner que le fichier principal.

Les licences Creative Commons

Creative Commons est un complément au droit d’auteur qui s’adresse aux auteurs souhaitant :

  • partager et faciliter l’utilisation de leur création par d’autres
  • autoriser gratuitement la reproduction et la diffusion (sous certaines conditions)
  • accorder plus de droits aux utilisateurs en complétant le droit d’auteur qui s’applique par défaut
  • faire évoluer une oeuvre et enrichir le patrimoine commun (les biens communs ou Commons)
  • économiser les coûts de transaction

Les 4 options qui composent les 6 licences :



Les licences CC sont non révocables : un auteur peut décider à tout moment de distribuer ses oeuvres selon d’autres conditions, ou même de cesser de les distribuer sous CC mais on ne peut pas retirer l’effet de la licence CC sur les exemplaires des oeuvres qui circulent ou auront déjà été distribuées, y compris dans des adaptations ou des collections qui incluent l’œuvre.

S’il y a plusieurs auteurs, pensez à obtenir l’accord de vos co-auteurs.

Dans quels cas choisir une licence Creative Commons

Vous pouvez choisir d’appliquer une licence si vous déposez un document non publié que vous ne pensez pas soumettre à un éditeur.
Vous devez appliquer la même licence que celle mentionnée sur le site de l’éditeur ou sur le pdf de la version publié (bas de la 1ère page le plus souvent) si votre publication est déjà en libre accès.
HAL propose le choix d'une licence seulement si vous avez sélectionné Fichier auteur/les fichiers que je dépose sont des fichiers produits par le(s) auteur(s) ou
Fichier éditeur/l'institution a financé les frais de publication pour que cet article soit en libre accès.

Cliquer sur "modifier" pour voir apparaître les licences puis cocher la case souhaitée :

La licence choisie s'applique au dépôt et sera mentionnée sur la page de garde générée pour le fichier.

 

Fichier principal

Si vous déposez plus d'un fichier qui ont le format "Document (pdf, jpeg ...)", il vous faut préciser quel est le fichier principal à l'aide du bouton :

 

Donnée supplémentaires : type d’annexe

Si le format « données supplémentaires » est sélectionné pour un fichier, en cliquant sur l’outil « crayon », le type d’annexe peut être précisé. Sélectionner éventuellement un item dans la liste déroulante qui s’affiche :

La même fonctionnalité permet de déterminer, si besoin, si l’annexe doit être considérée comme une annexe principale ou non :

 

Données supplémentaires : ajouter une vignette pour illustrer un dépôt

Une vignette est une image miniature qu'il est possible d'intégrer comme annexe à un dépôt et qui pourra être utilisée comme illustration dans une liste de publications. La ou les vignettes seront visualisables lors de l'affichage d'un dépôt, dans la partie fichier, en cliquant sur Voir les fichiers annexes.

exemple d'affichage :

 

L'ajout de vignettes se fait dans la partie "Fichier(s)", format "Données supplémentaires", type d'annexe "Figure, Image". Cet ajout est possible :

  • au moment du dépôt d'une publication
  • à un dépôt avec fichier pdf déjà en ligne

Pour chaque vignette, précisez les mentions comme suit :

  • Format Données supplémentaires
  • Cliquer sur l’icône crayon pour paramétrer le fichier puis choisir Type d’annexe ="figure, image"
  • Annexe principale = oui (uniquement pour la vignette principale)

Taille maximum d'un fichier

La taille maximum acceptée pour un fichier est de 1 Go.

 

Documentation HAL v3.0. février 2016