Les métadonnées auteur

 

A savoir

L’affiliation institutionnelle de chaque auteur saisi à cette étape doit être renseignée.
Tous les auteurs de la publication doivent être saisis avec leur affiliation.
L’ordre des auteurs doit être le même que sur la publication.
L’affiliation de l’auteur est en principe celle au moment de la publication.

Créer un auteur et son affiliation

Si l’auteur n’est pas connu de HAL, cliquer sur « ajouter un nouvel auteur », puis remplir le formulaire qui s’affiche :



Enregistrer la saisie puis cliquer sur le pictogramme   pour ajouter l’affiliation. Sélectionner l’affiliation que le système propose puis enregistrer.

Si l’affiliation n’est pas connue de HAL, cliquer sur « ajouter une nouvelle structure » puis remplir le formulaire qui s’affiche :

Type de structure : Le référentiel des structures de recherche définit 4 types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique à une institution (UMR par ex) ou une section d’une entité administrative.

  • Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure), nom d'une entreprise, d'une association.
  • Laboratoire : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U
  • Département
  • Equipe de recherche : niveau le plus fin.


+Lier une structure : Les types de structure équipe de recherche, département et laboratoire doivent être affiliés à au moins une entrée de type  institution.

  • une équipe de recherche peut être liée à un département ou/et à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
  • un département peut être lié à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
  • un laboratoire doit être lié obligatoirement à une institution.

Un formulaire s’affiche qui vous permet de rechercher la structure de recherche à laquelle lier celle que vous créez :

Sélectionner la structure de recherche qui convient, cliquer sur ajouter puis enregistrer.

exemple de structures liées :

 Si la structure de recherche à laquelle lier votre nouvelle structure n'existe pas, remplissez le formulaire, cliquez sur ajouter puis enregistrez.

Pour que la structure de recherche soit validée dans le référentiel, adresser votre demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou au gestionnaire de portail.Vous n'aurez plus besoin de la saisir lors d'un prochain dépôt.

Intégrer une liste d’auteurs

La fonctionnalité « intégrer une liste d’auteurs » permet d’importer par copier/coller depuis un document quelconque une liste d'auteurs (séparés par un caractère particulier : virgule, tiret, ...) en respectant l’ordre prénom-nom.



Liste d’auteurs : copier ici la liste des auteurs
Forme : indiquer l’ordre dans lequel sont mentionnés les prénoms et noms dans la liste que vous avez copiée.
Séparateur : indiquer le séparateur utilisé dans la liste que vous avez copiée.
Rechercher la dernière affiliation de chaque auteur : si vous sélectionnez « oui », HAL proposera, si l’auteur importé est déjà dans la base, l’affiliation la plus récente. Il revient au contributeur de vérifier et corriger le cas échéant.

Avant de passer à l’étape suivante du dépôt, pensez à renseigner les affiliations de tous les auteurs.

 

Intégrer les auteurs d’une structure de recherche

La fonctionnalité « intégrer les auteurs d’une structure de recherche » permet d’obtenir la liste de tous les auteurs connus de HAL affiliés à la structure recherchée.
Saisir sa requête puis sélectionner la structure souhaitée :


Sélectionner le ou les auteurs de la publication déposée puis cliquer sur « ajouter » :

Les auteurs sélectionnés sont ajoutés à la liste des auteurs de la publication. Si nécessaire, déplacer les auteurs pour qu’ils soient dans le même ordre que celui de la publication.

 

Intégrer depuis « mes auteurs »

La fonctionnalité « intégrer depuis mes auteurs » permet d’obtenir la liste de tous les auteurs associés aux publications que vous avez déjà déposées. Sélectionnez le ou les auteurs que vous souhaitez puis cliquer sur « ajouter » :

Si nécessaire, déplacer les auteurs pour qu’ils soient dans le même ordre que celui de la publication.

 

Modifier un auteur

Pour modifier les métadonnées d’un auteur, placez votre souris sur l’auteur puis cliquer sur le pictogramme :

 

Modifiez les métadonnées dans le formulaire qui s’affiche puis enregistrez.

Modifier l’affiliation d’un auteur

Pour modifier l’affiliation d’un auteur, placez votre souris sur l’auteur puis cliquer sur le pictogramme :

Saisir le nom ou le code de la structure, la sélectionner dans la liste proposée puis enregistrer. Si elle n’est pas connue de HAL, voir Créer une structure de recherche.

 

Ajouter une affiliation à un auteur

Pour ajouter l’affiliation d’un auteur, placez votre souris sur l’auteur puis cliquer sur le pictogramme :

Saisir le nom ou le code de la structure, la sélectionner dans la liste proposée puis enregistrer. Si elle n’est pas connue de HAL, voir Créer une structure de recherche.



Associer tous les auteurs à la même affiliation

Cette fonctionnalité est à utiliser si tous les auteurs que vous avez saisis sont affiliés à la même structure de recherche. Il vous suffit au préalable d’affilier un des auteurs puis de cliquer sur le pictogramme :

 

Créer une structure de recherche

Si l’affiliation est une structure qui n’est pas connue de HAL, cliquer sur « ajouter une nouvelle structure » puis remplir le formulaire qui s’affiche :

Type de structure : Le référentiel des structures de recherche définit 4 types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique à une institution (UMR par ex) ou une section d’une entité administrative.

  • Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure), nom d'une entreprise, d'une association.
  • Laboratoire : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U
  • Département
  • Equipe de recherche : niveau le plus fin.

+Lier une structure : Les types de structure équipe de recherche, département et laboratoire doivent être affiliés à au moins une entrée de type  institution.

  • une équipe de de recherche peut être liée à un département ou/et à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
  • un département peut etre lié à un laboratoire et obligatoirement à une institution.
  • un laboratoire doit être lié obligatoirement à une institution.

Affiliations valides :

 

Un formulaire s’affiche qui vous permet de rechercher la structure de recherche à laquelle lier celle que vous créez :

Sélectionner la structure de recherche qui convient, cliquer sur ajouter puis enregistrer.

exemple de structures liées :

 

Si la structure de recherche à laquelle lier votre nouvelle structure n'existe pas, remplissez le formulaire, cliquer sur ajouter puis enregistrer.

Pour que la structure de recherche soit validée dans le référentiel, adresser votre demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou au gestionnaire de portail. Si la structure de recherche à laquelle lier votre nouvelle structure n'existe pas, remplissez le formulaire, cliquer sur ajouter puis enregistrer.

Pour que la structure de recherche soit validée dans le référentiel, adresser votre demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou au gestionnaire de portail.Vous n'aurez plus besoin de la saisir lors d'un prochain dépôt.

Modifier une structure de recherche

Une structure de recherche ne peut être modifiée que si elle est de statut « non valide » dans le référentiel. Elle est repérable au pictogramme « crayon » qui vous permet de la modifier :

Si cette fonctionnalité de modification n'est pas disponible, faire une demande à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou s’adresser au gestionnaire de portail.

 

Les fonctions d’un auteur

Une fonction peut être appliquée à un auteur pour préciser son rôle pour la publication déposée. La fonction par défaut est « auteur ». Une seule fonction peut être sélectionnée.

 

Auteur correspondant

L’auteur correspondant se définit dans la fonction : vous devez choisir la fonction ‘auteur correspondant’ (voir ci-dessus).

 

 

Documentation HAL v3.0. octobre 2014