Le référentiel des structures de recherche

Les métadonnées

Les métadonnées pour décrire une structure de recherche :

  • nom
  • sigle
  • adresse
  • pays
  • type de structure
  • URL
  • date de création
  • date de fermeture/fusion
  • validité : valide, n'existe plus, à valider
  • identifiants externes : IdREF, RNSR, ISNI

Les 4 types de structures

Le référentiel des structures de recherche définit 4 types de structures qui permettent de gérer des affiliations entre elles. Un type correspond à une entité administrative spécifique, à une institution (UMR par ex) ou une section d’une entité administrative.

Institution : niveau le plus élevé (ex : CNRS, Université Louis Pasteur – Strasbourg, Ecole Normale Supérieure). Ce niveau est obligatoire pour toute entrée dans le référentiel.
Laboratoire : niveau qui correspond à UMR, EA, INSERM-U
Département
Equipe de recherche : niveau le plus fin.

Les types équipe de recherche, département et laboratoire doivent être affiliés à au moins une entrée de type institution.
Pour affilier une entrée à une entrée de type supérieur, celle-ci doit déjà exister dans le référentiel.

exemple de fiche d'une structure :

  • Voir les documents associés lance une requête dans HAL qui permet d'accéder aux dépôts comportant la structure dans ses métadonnées
  • Exporter (xml) : fiche de la structure en format XML

 

Hiérarchie des liens

On peut représenter une hiérarchie des liens entre les structures comme suit :

Règles :

  • une structure ne peut pas être affiliée à une structure de même type,
  • un laboratoire a au moins une structure parent de type institution,
  • un département peut avoir comme structure parent soit un laboratoire, ou directement une institution,
  • une équipe peut avoir comme structure parent un département, un laboratoire, une institution.

 

Trouver les structures parentes d'une structure

Pour repérer toutes les structures filles de sa propre structure : cliquer sur la structure parente puis sur le bouton "Voir les sous-structures" :

 Requête équivalente : parentDocid_i:identifiant de la structure. Ex : parentDocid_i:118744

Modifier/Remplacer

Un référent structure peut modifier les informations de la structure de recherche dont il est référent ainsi que celles qui en dépendent (par ex : le laboratoire et ses équipes).

Un administrateur de portail a les droits de modification sur le référentiel des structures de recherche.

Un référent structure reçoit automatiquement un message dès qu'une modification intervient sur une structure liée à celle dont il est référent.

Recommandations :

  • n’effectuer de modifications que sur les structures dont on a la responsabilité (risque d'impact sur les collections ayant comme critère le nom de la structure par exemple),
  • ne jamais modifier une structure de type institution. S’adresser à hal.support@ccsd.cnrs.fr ou à l’administrateur du portail de l’institution s’il y en a un.
  • si vous n’avez pas les droits de modification sur le référentiel et que vous souhaitez que des modifications soient effectuées sur votre structure, s’adresser à hal.support@ccsd.cnrs.fr en précisant à chaque fois l’identifiant de la ou des structures et les actions à effectuer.

Règles :

  • La modification d’une structure génère automatiquement une mise à jour dans les dépôts liés.
  • On ne peut pas remplacer une structure valide ou en attente de validation par une structure fermée.
  • On ne peut pas fusionner deux structures de statut valide ensemble.

Pour modifier, cliquer sur l'icône crayon.

Pour remplacer, sélectionner la ou les structures à remplacer. Rechercher ensuite la structure de remplacement,  sélectionner celle qui convient puis cliquer sur « remplacer ». :

 

Un écran récapitule les structures concernées. Cliquer sur "Effectuer la modification" :

 

 

Verrouiller une structure

Verrouiller une structure bloque l'édition et la modification des métadonnées d'une structure validée ou fermée. Cette fonctionnalité permet de consolider l'état d'une structure.
Une structure verrouillée est signalée par une icône cadenas.
Seule une structure ayant un référent associé peut être verrouillée.


Peuvent verrouiller/déverrouiller une structure :

  • un administrateur mais seulement si la structure a un référent
  • le référent d’une structure de type Institution (sur sa structure et/ou ses sous structures si elles ont un référent associé):

 

Pour verrouiller une structure, éditer sa fiche puis sélectionner "oui" pour la métadonnée correspondante :

 Le référent d’un structure verrouillée peut continuer de modifier les métadonnées de la structure.
verrouiller une structure n'empêche pas les fusions : par exemple, une forme "incoming" peut être fusionnée avec une forme valide et verrouillée (utile dans le cas de création d'un doublon).

Recommandation : cette fonctionnalité permet surtout de limiter les erreurs de modifications sur des structures importantes (liée à un portail, avec de nombreux dépôts associés) : il est recommandé de limiter son utilisation aux structures de type nstitution.

 

Une page consacrée aux recommandations pour la saisie des noms de structures peut être consultée sur le wiki

 

Documentation HAL v3.0. septembre 2016