Gérer une collection

 

Rôle du gestionnaire de collection

Le gestionnaire de collection est défini lors de la création de la collection.

Le gestionnaire de la collection peut tamponner ou détamponner les dépôts de sa collection, même si celle-ci est créée en mode de tamponnage automatique.
Il personnalise le site web de la collection : configuration de la page d’accueil, choix des menus, du graphisme.
Il a accès aux statistiques de dépôt et de consultation de sa collection.
Le gestionnaire n’a aucun droit sur les dépôts constituant sa collection, ce droit restant acquis aux propriétaires ou co-propriétaires du dépôt, ainsi qu’aux référents des laboratoires présents dans le dépôt. La gestion de la collection n’autorise donc pas le gestionnaire à intervenir sur les dépôts même de sa collection ; les dépôts sont marqués pour être ‘visibles’ dans une collection donnée, mais leur appartenance à une collection n’implique pas la propriété du dépôt pour le gestionnaire de la collection.
Un gestionnaire de collection peut gérer plusieurs collections.
Il peut aussi demander à l’administrateur la création de sous-collection(s).

Tamponnage/détamponnage des documents

Si la collection est en mode automatique, le tamponnage des dépôts correspondant au(x) critère(s) définissant la collection se fait automatiquement chaque nuit.
Si la collection est en mode manuel, ce tamponnage est fait par le (ou les) gestionnaire(s) de la collection.

  • soit via le menu Privilèges/ Collections/ Mes collections/ Gérer la collection (voir ci-dessous)
  • soit ‘à la volée’, lors de la visualisation d’un dépôt, avec les onglets ‘tamponner’ et ‘détamponner’.
  • soit après une recherche, après avoir sélectionné le/les dépôts et en utilisant la fonctionnalité disponible dans les outils.

 

Gestion de la collection

Pour gérer sa collection, aller dans Privilèges/Collections/ Mes collections.
La liste des collections dont on est gestionnaire s’affiche :

En rouge, identifiant de la collection (=TAMPID) : identifiant unique de la collection dans HAL, pour créer l’adresse url de la collection
Nom de la collection : intitulé de la collection
Mode : manuel ou automatique
Critère(s) de la collection : affichage de la requête

Pour chaque collection : accéder (crayon à droite) à la gestion de la collection :

 

Informations sur la collection : rappel des informations concernant la collection 
Catégorie :type de collection : Laboratoire, Institution, Université, PRES, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre
Gestionnaire de la collection : login du (ou des) gestionnaire(s) de la collection
Mode de tamponnage : automatique ou manuel
Critère(s) de la collection : affichage de la requête
Affichage du nombre de documents tamponnés, graphique (camembert) indiquant le nombre d’articles et de notices tamponnés dans la collection.

Accéder à la collection : Visualisation et personnalisation du site Web de la collection (page d’accueil, menus, graphisme) créé sous l’URL : https://hal.archives-ouvertes.fr/IDENTIFIANT_DE_LA_COLLECTION
Accéder aux statistiques de la collection

Liste des articles non encore tamponnés correspondant au critère de tamponnage : cliquer pour afficher les dépôts :

Liste des articles : les tamponner 1 par 1 ou tamponner une sélection d’articles
Tamponnage/ Détamponnage : saisir l’identifiant du dépôt en indiquant la version concernée s’il ne s’agit pas de la version en ligne, sous la forme : hal-XXXXXXXXv2 par exemple (pas de virgule et pas d’espace).

 

Tamponnage d'un document ayant plusieurs versions

Un document ne peut avoir qu’une seule de ses versions tamponnée dans une collection donnée.
En mode automatique, le dépôt d’une nouvelle version répondant au critère de tamponnage d’une collection donnée entraine le détamponnage dans cette même collection de la version précédemment tamponnée.
En mode manuel, on peut tamponner dans une collection une version antérieure à la version en ligne, mais ceci entraîne le détamponnage de la version en ligne si celle-ci était tamponnée dans la collection.

 

 

 

Documentation HAL v3.0. octobre 2014